Wilt u uw verkopers een professionele manier bieden om facturen naar klanten te sturen? WC Vendors Pro bevat een ingebouwde PDF-factuurfunctie waarmee elke verkoper rechtstreeks vanuit hun besteldashboard een factuur met merknaam kan verzenden. Dit artikel leidt u door het inschakelen van de functie en het aanpassen ervan.
Wat zijn factuur-e-mails per verkoper?
Wanneer deze functie is ingeschakeld, verschijnt er een knop Factuur verzenden op elke bestelling in de bestellijst van een verkoper. De verkoper klikt erop en de klant ontvangt een e-mail met een PDF-factuur als bijlage - met alleen de artikelen van die verkoper uit de bestelling.
Als een klant bij meerdere verkopers heeft gekocht in één bestelling, kan elke verkoper zijn eigen aparte factuur sturen. De klant ontvangt één e-mail per verkoper, elk met zijn eigen PDF.
De PDF-factuur bevat de winkelnaam en het logo van de verkoper (indien ingesteld), hun contactgegevens, een lijst met de artikelen van de klant en de volledige uitsplitsing van de totalen, inclusief eventuele verzendkosten en belastingen die van toepassing zijn.
Vereisten
U heeft het volgende nodig voordat u verkopersfacturen kunt inschakelen:
- WC Vendors Pro geïnstalleerd en geactiveerd
- WooCommerce geïnstalleerd en actief
Stap 1 – PDF-facturen inschakelen
- Ga in uw WordPress-beheer naar WC Vendors → Instellingen → Mogelijkheden → Algemeen.
- Scroll naar beneden naar de sectie Pro-functies. Vink het vakje aan naast PDF-facturen.
- Klik op Wijzigingen opslaan. Verkopers kunnen nu een knop Factuur verzenden zien op hun bestellingen.
Stap 2 – E-mail aanpassen (optioneel)
De e-mail die klanten ontvangen, gebruikt standaard onderwerp- en koptekst. U kunt beide wijzigen via de e-mailinstellingen van WooCommerce.
- Ga naar WooCommerce → Instellingen → E-mails.
- Zoek Verkopersfactuur in de e-maillijst en klik op Beheren.
- Vink Deze e-mail inschakelen aan en werk vervolgens de velden Onderwerp en E-mailkop naar behoefte bij.
- Klik op Wijzigingen opslaan als u klaar bent.
Standaardwaarden en beschikbare plaatsaanduidingen:
- Standaard onderwerp: Uw factuur van {shop_name} voor bestelling #{order_number}
- Standaard kop: Factuur van {shop_name}
{shop_name}— de winkelnaam van de verkoper (ingesteld in hun winkelprofiel){order_number}— het WooCommerce-ordernummer dat de artikelen van de verkoper bevat
Hoe verkopers facturen verzenden
Facturen worden handmatig door verkopers verzonden. Ze worden niet automatisch verzonden wanneer een bestelling wordt geplaatst. Zodra u de functie inschakelt, verschijnt er een knop Factuur verzenden op elke bestelregel in het besteldashboard van de verkoper.
De verkoper klikt op Factuur verzenden om de e-mail naar de klant te sturen. Eenmaal verzonden, verandert de knop in Factuur opnieuw verzenden, zodat de verkoper deze indien nodig opnieuw kan verzenden.
Wat de klant ontvangt
Wanneer een verkoper een factuur verzendt, ontvangt de klant een e-mail met als onderwerp Uw factuur van [Vendor Shop Name] voor bestelling #[Order Number]. De PDF-factuur wordt direct aan de e-mail toegevoegd.
De e-mailbevestiging bevestigt dat de factuur van die specifieke verkoper is en bevat de contactgegevens van de verkoper, zoals adres, telefoonnummer en e-mailadres – als de verkoper zijn winkelprofiel heeft ingevuld.
De bijgevoegde PDF toont het logo van de verkoper (indien ingesteld), een volledige uitsplitsing van de artikelen van de klant, en de totalen inclusief verzending en btw, indien van toepassing.
Winkelgegevens van de verkoper op de factuur
De factuur haalt de gegevens van de verkoper uit hun winkelprofiel: winkelnaam, logo, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Als een verkoper zijn profiel niet heeft voltooid, zullen die velden leeg of ontbrekend zijn op de factuur.
Moedig uw verkopers aan om hun winkelprofiel in te vullen voordat ze facturen verzenden. Ze kunnen dit doen vanuit hun verkopersdashboard onder Winkelinstellingen.
Probleemoplossing
De knop Factuur verzenden verschijnt niet op verkopersbestellingen.
Controleer of PDF-facturen is aangevinkt onder WC Vendors → Instellingen → Mogelijkheden → Algemeen → Pro-functies en dat de verkoper ten minste één bestelling heeft met hun artikelen.
De klant heeft de factuur-e-mail niet ontvangen.
Controleer of de e-mail Verkoperfactuur is ingeschakeld in WooCommerce → Instellingen → E-mails en controleer de e-mailverzending van uw winkel (SMTP- of hostmailconfiguratie).
Het PDF-bestand mist het logo of de contactgegevens van de verkoper.
De verkoper moet zijn winkelprofiel invullen. Ze kunnen dit doen vanuit hun verkopersdashboard onder Winkelinstellingen — zie de sectie Winkelgegevens van de verkoper op de factuur hierboven.
Veelgestelde vragen
Verzenden verkopers facturen handmatig of worden ze automatisch verzonden?
Handmatig. De knop Factuur verzenden verschijnt op elke bestelling in de bestellijst van de verkoper zodra u de functie inschakelt. De klant ontvangt de factuur pas als de verkoper op de knop klikt.
Wat gebeurt er als een klant koopt van meerdere verkopers in één bestelling?
Elke verkoper handelt zijn eigen factuur af. De klant ontvangt één factuur-e-mail per verkoper, elk met alleen de artikelen van die verkoper. Verkopers verzenden deze onafhankelijk van elkaar.
Kan ik het ontwerp van de PDF-factuur aanpassen?
Ja, met behulp van het template-overridesysteem van WooCommerce. Kopieer templates/invoices/pdf-invoice.php uit de WC Vendors Pro-pluginmap naar uw thema op wc-vendors/invoices/pdf-invoice.php. Wijzigingen daar zullen niet worden overschreven wanneer de plugin wordt bijgewerkt.
Hulp nodig?
Als u een vraag heeft of tegen problemen aanloopt, staan we klaar om u te helpen.
- Premium gebruikers: Open een supportticket
- Gratis gebruikers: Bezoek ons communityforum