¿Quiere ofrecer a sus proveedores una forma profesional de enviar facturas a los clientes? WC Vendors Pro incluye una función de factura PDF integrada que permite a cada proveedor enviar una factura personalizada directamente desde su panel de pedidos. Este artículo le guiará a través de la habilitación de la función y la personalización del correo electrónico.
¿Qué son los correos electrónicos de facturas por proveedor?
Cuando esta función está activada, aparece un botón Enviar factura en cada pedido de la lista de pedidos de un proveedor. El proveedor hace clic en él y el cliente recibe un correo electrónico con una factura PDF adjunta, que muestra solo los artículos de ese proveedor del pedido.
Si un cliente compró a varios proveedores en un solo pedido, cada proveedor puede enviar su propia factura separada. El cliente recibe un correo electrónico por proveedor, cada uno con su propio PDF.
La factura PDF incluye el nombre y el logotipo de la tienda del proveedor (si están configurados), sus datos de contacto, una lista de los artículos del cliente y el desglose completo de los totales, incluidos los gastos de envío e impuestos que correspondan.
Requisitos
Necesitará lo siguiente antes de habilitar las facturas de proveedores:
- WC Vendors Pro instalado y activado
- WooCommerce instalado y activo
Paso 1 – Habilitar facturas PDF
- En su administrador de WordPress, vaya a WC Vendors → Ajustes → Capacidades → General.
- Desplácese hacia abajo hasta la sección Funciones Pro. Marque la casilla junto a Facturas PDF.
- Haga clic en Guardar cambios. Los proveedores ahora pueden ver un botón Enviar factura en sus pedidos.
Paso 2 – Personalizar el correo electrónico (opcional)
El correo electrónico que reciben los clientes utiliza un asunto y un texto de encabezado predeterminados. Puede cambiar ambos desde la configuración de correo electrónico de WooCommerce.
- Vaya a WooCommerce → Ajustes → Correos electrónicos.
- Busque Factura de proveedor en la lista de correos electrónicos y haga clic en Gestionar.
- Marque Habilitar este correo electrónico y, a continuación, actualice los campos Asunto y Encabezado del correo electrónico según sea necesario.
- Haga clic en Guardar cambios cuando haya terminado.
Valores predeterminados y marcadores disponibles:
- Asunto predeterminado: Su factura de {shop_name} para el pedido n.º {order_number}
- Encabezado predeterminado: Factura de {shop_name}
{shop_name}: el nombre de la tienda del proveedor (configurado en su perfil de tienda){order_number}: el número de pedido de WooCommerce que incluye los artículos del proveedor
Cómo los proveedores envían facturas
Las facturas las envían los proveedores manualmente. No se envían automáticamente cuando se realiza un pedido. Una vez que habilita la función, aparece un botón Enviar factura en cada fila de pedido en el panel de pedidos del proveedor.
El proveedor hace clic en Enviar factura para enviar el correo electrónico al cliente. Una vez enviado, el botón cambia a Reenviar factura para que el proveedor pueda enviarlo de nuevo si es necesario.
Lo que recibe el cliente
Cuando un vendedor envía una factura, el cliente recibe un correo electrónico con el asunto Tu factura de [Nombre de la tienda del vendedor] para el pedido #[Número de pedido]. La factura en PDF se adjunta directamente al correo electrónico.
El cuerpo del correo electrónico confirma que la factura es de ese vendedor específico e incluye los datos de contacto del vendedor, como la dirección, el teléfono y el correo electrónico, si el vendedor ha completado su perfil de tienda.
El PDF adjunto muestra el logotipo del vendedor (si está configurado), un desglose completo de los artículos del cliente y los totales, incluidos los gastos de envío e impuestos, si corresponde.
Información de la tienda del vendedor en la factura
La factura extrae los detalles del vendedor de su perfil de tienda: nombre de la tienda, logotipo, dirección, teléfono y correo electrónico. Si un vendedor no ha completado su perfil, esos campos aparecerán en blanco o faltarán en la factura.
Anima a tus vendedores a completar su perfil de tienda antes de enviar facturas. Pueden hacerlo desde su panel de vendedor en Configuración de la tienda.
Solución de problemas
El botón Enviar factura no aparece en los pedidos del vendedor.
Confirma que Facturas PDF está marcado en WC Vendors → Configuración → Capacidades → General → Funciones Pro y que el vendedor tiene al menos un pedido que contiene sus artículos.
El cliente no recibió el correo electrónico de la factura.
Confirma que el correo electrónico Factura del vendedor está habilitado en WooCommerce → Configuración → Correos electrónicos y comprueba la configuración de envío de correo de tu tienda (configuración de correo SMTP o del host).
Al PDF le falta el logotipo o los datos de contacto del vendedor.
El vendedor necesita completar su perfil de tienda. Pueden hacerlo desde su panel de vendedor en Configuración de la tienda; consulta la sección Información de la tienda del vendedor en la factura de arriba.
Preguntas frecuentes
¿Los vendedores envían las facturas manualmente o se envían automáticamente?
Manualmente. El botón Enviar factura aparece en cada pedido en la lista de pedidos del vendedor una vez que habilitas la función. El cliente solo recibe la factura cuando el vendedor hace clic en el botón.
¿Qué sucede si un cliente compra a varios vendedores en un solo pedido?
Cada vendedor gestiona su propia factura por separado. El cliente recibe un correo electrónico de factura por cada vendedor, cada uno conteniendo solo los artículos de ese vendedor. Los vendedores las envían independientemente unos de otros.
¿Puedo personalizar el diseño de la factura PDF?
Sí, utilizando el sistema de anulación de plantillas de WooCommerce. Copia templates/invoices/pdf-invoice.php desde la carpeta del plugin WC Vendors Pro a tu tema en wc-vendors/invoices/pdf-invoice.php. Las ediciones allí no se sobrescribirán cuando se actualice el plugin.
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